Bestellinformation

Informationen zum Ausfüllen der Auftragsformulare

  • Falls Sie uns kontaktieren möchten: Zur Kontaktseite
  • Hier zum Download: Zu den Auftragsformularen
  • Hinweise erhalten Sie, wenn Sie mit der Maus auf die Info-Symbole klicken.
  • Verwenden Sie ein formloses Auftragsschreiben?
    Beachten Sie bitte die speziellen Hinweise am Seitenende.
  • Tipp zum Zeitsparen:
    Aktuelle PDFs herunterladen, Adressdaten ausfüllen und dann die Vorlage auf Ihrem Rechner abspeichern.
  • Haben Sie das richtige Formular gewählt?
    Die Wahl des Auftragsformulars richtet sich nach dem gewünschten Qualitätsstandard. 
    Für GMP (üblicherweise Pharma-Kunden) wählen Sie bitte immer das Pharma-Formular. 
    Hinweise sind sowohl für Vorder- als auch Rückseite verfügbar.

Zweck der Analyse

Bitte nennen Sie uns den Zweck ihrer Analyse. Dies ist eine Pflichtangabe und eine Anforderung der Behörden.

Qualitätsstandard

Unser Labor ist nach EN ISO/IEC 17025 akkreditiert. Alle Prüfungen unterliegen diesem Qualitätsstandard. GMP-Standard Voraussetzung: Es liegt ein Quality and Technical Agreement (QTA) vor. Zusätzlich müssen alle GMP-Richtlinien erfüllt sein. Bitte kreuzen Sie US-cGMP an, wenn die Prüfungen für den US-Markt durchgeführt werden und/oder die Ergebnisse bei der FDA eingereicht werden. Hierzu beraten wir Sie gerne, bitte kontaktieren Sie unseren Kundenservice.

Parameter, Methode, Messtechnik

Bitte geben Sie hier die exakte Bezeichnung des Parameters und der Methode an.

Beispiel:

Total organic carbon, gemäss Ph. Eur. Monograph 1927, “Water, highly purified” Weitere beispielhaft ausgefüllte Formulare können Sie unterhalb dieser Grafik herunterladen.

Hinweis:

Prüfungen werden bei uns standardmässig nach der aktuell gültigen Pharmakopöe-Version durchgeführt.

Für eine GMP-konforme Durchführung der Analyse ist möglicherweise eine Methodenvalidierung oder –verifizierung vorgängig durchzuführen. Falls diese bereits durchgeführt wurde, geben Sie hier bitte die entsprechende Auftragsnummer an (xx-xxxxx).

Bitte beachten Sie, dass z.B. ein Lieferantenwechsel oder eine Veränderung im Herstellungsprozess möglicherweise die Wiederholung einer Validierung- oder Verifizierung nötig machen können, um den GMP-Regularien zu entsprechen.

Haben Sie Fragen zum Thema Validierung oder Verifizierung? - Kontaktieren Sie bitte unseren Kundenservice.

Spezifikation

Geben Sie hier die Spezifikation und die entsprechende Einheit an.

Hinweis für GMP-Analytik:

Wenn Sie bezüglich Wert, Einheit oder Genauigkeit von monographierten Werten abweichen, ist eine Überprüfung der Validität der Methode notwendig. Hierzu beraten wir Sie gerne, bitte kontaktieren Sie unseren Kundenservice.

Haben Sie besondere Anforderungen an das Probenhandling oder sonstige Informationen, die für die Auftragsbearbeitung notwendig sind? Tragen Sie diese bitte hier ein.

Zweck der Analyse

Bitte kreuzen Sie hier an, für welchen Zweck Sie die Analyse benötigen. Bei Lagertests: Bitte geben Sie uns den gewünschten Untersuchungstermin an. Benutzen Sie hierfür gegebenenfalls das Feld «Bemerkungen».

Spezifikation

Geben Sie hier die Spezifikation, Grenzwerte, Erwartungswerte oder Richtwerte sowie die entsprechende Einheit an. Diese Angabe hilft uns, die optimale Analysentechnik für Ihre Fragestellung anzuwenden.

Bitte tragen Sie hier Ihre Analysenwünsche ein.

Zweck der Analyse

Bitte kreuzen Sie hier an, für welchen Zweck Sie die Analyse benötigen. Bei Lagertests: Bitte geben Sie uns den gewünschten Untersuchungstermin an. Benutzen Sie hierfür gegebenenfalls das Feld «Bemerkungen».

Spezifikation

Geben Sie hier die Spezifikation, Grenzwerte, Erwartungswerte oder Richtwerte sowie die entsprechende Einheit an. Diese Angabe hilft uns, die optimale Analysentechnik für Ihre Fragestellung anzuwenden.

Bitte tragen Sie hier Ihre Analysenwünsche ein.

Bestellung mit formlosem Auftragsschreiben

Gerne können Sie für Ihre Auftragserteilung ein formloses Anschreiben oder Ihr SAP- oder Bestellsystem verwenden.

Um Ihren Auftrag bearbeiten zu können, benötigen wir jedoch eine Reihe von Pflichtangaben von Ihnen.
Mehr dazu - und weitere Hinweise für die Bestellung finden Sie im nächsten Abschnitt. 

 

Pflichtangaben
  • Firmenname mit Angabe der Rechtsform
  • Vollständige Adresse
  • Rechnungsadresse falls abweichend von Adresse des Auftraggebers
  • Ansprechpartner
  • E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Ansprechpartners
  • Probenname
  • Lot-/Chargen-Nr.
  • Anzahl der Gebinde und Inhaltsmenge pro Gebinde
  • Bei mehreren Gebinden:
    • Soll ein Mischmuster erstellt werden?
    • Wie soll das Mischmuster erstellt werden?
    • Welche Prüfungen am Einzel- und welche am Mischmuster?
    • Lagerbedingungen (z.B. Temperatur, besondere Bedingungen)
    • Sicherheitshinweise (z.B. Toxizität, R/S-Sätze, Betäubungsmittel, Biohazard, MSDS)
    • Zweck der Analyse (z.B. Freigabeprüfung, F&E, Zulassung etc.)
    • Prüfumfang (Parameter, Methode und Spezifikation)
    • Qualitätsstandard (z.B. GMP, US-cGMP, ISO 17025)
       

    Liegen nicht alle Pflichangaben vollständig vor, kann es zu Verzögerungen bei der Verarbeitung Ihres Auftrages kommen.

    Express-Aufträge

    Eine bestätigte Voranmeldung ist obligatorisch. Bitte kontaktieren Sie unseren Kundenservice.

    Für Express-Aufträge (≤ 3 Arbeitstage) berechnen wir einen Zuschlag von 50 %.

    Express-Bearbeitungen im Bereich Mikrobiologie sind zeitlich durch die nötigen Inkubationszeiten limitiert.

    Unser Kundenservice berät Sie gerne.

    Weitere Hinweise
    Probenmenge

    Die benötigte Probenmenge ist abhängig von Art und Umfang der Prüfungen (Einzel-, Doppel- oder Mehrfachbestimmung).

    Eine Richtwertangabe finden Sie in unserem Leistungsverzeichnis oder in den «zusätzlichen Angaben» von Offerten. Bei zu geringer Menge kann es bei der Auftragsbearbeitung zu Verzögerungen kommen. 

    Haben Sie Fragen zur benötigten Probenmenge, kontaktieren Sie bitte unseren Kundenservice.  

    Die Angabe der Inhaltsmenge eines Gebindes hilft uns abzuschätzen, ob das Probenmaterial für die gewünschten Prüfungen ausreichend ist.

    Verpackung von Proben

    Bitte verpacken Sie die Proben sorgfälltig unter Berücksichtigung des möglichen Gefahrenpotentials.

    Nutzen Sie Luftpolsterfolie um Stösse Glas-auf-Glas zu verhindern. Bitte legen Sie immer ein Sicherheitsdatenblatt (MSDS) bei oder weisen Sie auf potentielle Gefahren hin.

    Für den Versand von Gefahrstoffen oder hochaktiven Wirkstoffen gelten besondere gesetzliche Vorschriften, die unbedingt beachtet werden müssen. Dies beinhaltet möglicherweise den Versand in speziellen Transportboxen und die äusserliche Kennzeichnung als Gefahrstoff.

    Falls Sie Ihre Gefahrstoffe mit der Schweizer Post verschicken, finden Sie hier weitere Hinweise zum Gefahrgutversand: www.post.ch/de/geschaeftlich/themen-a-z/sendung-aufgeben/gefahrgut-aufgeben

    Haben Sie weitere Fragen? - Unsere Logistik-Abteilung berät sie gerne.

    Kühlung von Proben

    Wann muss gekühlt werden? 

    Temperaturempfindliche Proben müssen temperiert werden, um Temperatureinflüsse auf die Prüfergebnisse auszuschliessen. Durch Datenlogger ist es möglich, die Temperatur während des gesamten Transportvorganges aufzuzeichnen und zu überprüfen. Falls Sie Fragen zur Temperaturüberwachung haben, wenden Sie sich bitte an den Kundenservice.
     

    Kühlung mit Kühlakkus: Was ist zu beachten?

    Die Kühlleistung von Kühlakkus wird oftmals überschätzt. Bitte verwenden Sie eine der Probenmenge und Kühldauer angemessene Kühlkapazität. Selbst bei kleinen Proben sind mindestens 3-4 Kühlakkus zu empfehlen. 

    Bitte beachten Sie: Kühlakkus dürfen keinen direkten Kontakt zum Probenmaterial haben.

    Vermerken Sie bitte auf dem Auftragsschreiben, falls wir die Kühlakkus an Sie retournieren sollen.
     

    Kühlung mit Trockeneis: Was ist zu beachten?

    Der Transport von Trockeneis ist als Gefahrstoff-Transport zu deklarieren, es gelten entsprechende Vorschriften und Zuschläge.

    Probenankündigung

    Probenankündigungen sind generell willkommen und helfen uns die Auftragsbearbeitung zu planen und effizient zu gestalten. Sie profitieren dadurch, sofern möglich, von kürzeren Lieferfristen.
     

    Express-Aufträge:

    Eine bestätigte Voranmeldung ist obligatorisch. Bitte kontaktieren Sie unsere Kundenservice.

    Für Express-Aufträge (≤ 3 Arbeitstage) berechnen wir einen Zuschlag von 50 %.

    Express-Bearbeitungen im Bereich Mikrobiologie sind zeitlich durch die nötigen Inkubationszeiten limitiert.
     

    Unser Kundenservice berät Sie gerne.

    Internationaler Probenversand in die Schweiz / Zoll

    Das Verschicken von Proben aus der EU in die Schweiz ist einfach und problemlos, wenn Sie einige Punkte für den Versand beachten:

    Folgende Dokumente müssen der Warensendung beigelegt werden:

    • Handelsrechnung bzw. Proforma-Rechnung*
    • Frachtpapiere/Warenverkehrsbescheinigung in fünffacher Ausfertigung*

    *Die Anzahl auszustellender Dokumente können je nach Paketdienstleister variieren.

    Hat Ihre Firma bereits einen Vertrag mit einem Paketdienstleister, können Sie mit der entsprechenden Versandsoftware alle erforderlichen Dokumente erstellen.
     

    Handelsrechnung

    Jeder Versand ausserhalb der EU ist zollpflichtig. Das heisst, den Proben muss eine Proforma-Rechnung beigelegt werden. 

    Folgende Angaben müssen enthalten sein:

    • vollständige Beschreibung aller Inhalte, z.B. "xxx-Muster zur Analyse"
    • Warenwert: Damit die Proben nicht mit zusätzlichen Gebühren verzollt werden, geben Sie bitte einen Warenwert von 1,- € für die gesamte Sendung an. Somit bleiben die Analysenmuster abgabefrei.
    • Angaben zum Warenursprung.

    Bitte unterschreiben Sie abschliessend die Proforma-Rechnung.
     

    Frachtpapiere

    Der Frachtbrief enthält alle Einzelheiten zu ihrer Sendung und begleitet ihre Sendung bis zur Auslieferung an die UFAG Laboratorien AG. Über die Frachtbriefnummer können Sie über Track & Trace ihre Sendung verfolgen.

    Der Frachtbrief sollte folgende Angaben enthalten:

    • Absenderdaten
    • vollständigen Empfängerdaten
    • Telefonnummer des Ansprechpartners bei UFAG.
       

    Versandzeiten:

    Je nach Paketdienstleister gibt es verschiedene Tarife, mit unterschiedlichen Laufzeiten.
    I.d.R. sind die Expressdienste in 1-2 Tagen in der Schweiz. Beim Standardversand können Pakete 3-4 oder mehr Tage, je nach Anbieter und gewähltem Tarif, unterwegs sein.


    Haben Sie weitere Fragen? - Unsere Logistik-Abteilung berät sie gerne.

    TOC - Total Organic Carbon (gesamter organischer Kohlenstoff)

    Bitte beachten Sie die Informationen auf unserem Merkblatt zur TOC-Probennahme.

    Auf Wunsch stellen wir Ihnen Probengefässe kostenfrei zur Verfügung.
     

    Bitte kontaktieren Sie unseren Kundenservice.

    Mikrobiologie-Proben - Hinweis für Probeneingangszeiten

    Wann werden Proben zur mikrobiologischen Prüfung am Besten angeliefert?

    Bitte beachten Sie, dass Proben zur mikrobiologischen Prüfung Mo-Do bis 15.00 Uhr und Freitag bis 12.00 Uhr eintreffen müssen, um noch am selben Tag angesetzt werden zu können.


    In speziellen Fällen können gesonderte Vereinbarungen über den Kundenservice getroffen werden.

    Wasserproben zur mikrobiologischen Prüfung - Transport und Kühlung

    Pharmawasser zur mikrobiologischen Prüfung:

    Gemäss Regularien darf das Wasser bis zur Analyse nicht gekühlt werden. Proben müssen am Tag der Probennahme angesetzt werden. Wir empfehlen Ihnen die Muster per Express an uns zu schicken.
     

    Trinkwasserproben zur mikrobiologischen Prüfung:

    Bitte beachten Sie unser Merkblatt zum Thema "Entnahme von Wasserpoben". 

    Haben Sie noch Fragen zur Bestellung
    oder Auftragserteilung?

    Sollten Sie noch Fragen zur Auftragserteilung oder kundenspezifische Fragestellungen haben, 
    kontaktieren Sie bitte unseren Kundenservice.
     

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