Informations de commande

Informations sur le remplissage du formulaire de commande

  • Si vous voulez nous contacter: Page de contact
  • Téléchargement: Voir les formulaires de commande
  • Pour afficher plus d'informations, cliquez sur les symboles d'information.
  • Vous utilisez une lettre de commande informelle ?
    Veuillez respecter les consignes spéciales en bas de cette page.
  • Conseil pour gagner du temps :
    téléchargez les PDF en vigueur, remplissez les coordonnées et enregistrez les modèles sur votre ordinateur.
  • Avez-vous choisi le bon formulaire ?
    Le choix du formulaire de commande dépend de la norme de qualité souhaitée. 
    Pour les BPF (habituellement pour les clients pharma), veuillez toujours choisir le formulaire pharma. 
    Vous trouverez des instructions à la fois pour le recto et pour le verso.

Veuillez cocher la case correspondant à l'objet des analyses. Pour des essais portant sur le stockage : merci d'indiquer la date d'examens souhaitée. Pour cela, utilisez éventuellement le champ « Remarques ».

Indiquez ici la spécification, les valeurs limites, les valeurs attendues ou les valeurs de référence ainsi que l'unité correspondante. Cette information nous aide à utiliser la technique d'analyse la plus appropriée à votre problématique.

Si vous ne trouvez pas l'analyse que vous cherchez dans la liste ci-dessus, veuillez saisir vos souhaits ici.

Veuillez cocher la case correspondant à l'objet des analyses. Pour des essais portant sur le stockage : merci d'indiquer la date d'examens souhaitée. Pour cela, utilisez éventuellement le champ « Remarques ».

Indiquez ici la spécification, les valeurs limites, les valeurs attendues ou les valeurs de référence ainsi que l'unité correspondante. Cette information nous aide à utiliser la technique d'analyse la plus appropriée à votre problématique.

Si vous ne trouvez pas l'analyse que vous cherchez dans la liste ci-dessus, veuillez saisir vos souhaits ici.

Commande avec demande sur papier libre

Pour votre commande, vous pouvez sans problème utiliser un courrier sur papier libre ou votre système SAP ou de commande.

Pour pouvoir traiter votre demande, il nous faut toutefois un certain nombre d'informations obligatoires.
Vous trouverez plus d'informations à ce sujet et de remarques relatives à la commande dans le paragraphe suivant.

 

Champs obligatoires
  • Raison sociale avec indication de la forme juridique
  • Adresse complète
  • Adresse de facturation si différente de l'adresse du mandant
  • Personne à contacter
  • Adresse e-mail et numéro de téléphone de la personne à contacter
  • Prise d'échantillons
  • N° de lot
  • Nombre de récipients et quantité de contenu par récipient
  • S'il y a plusieurs récipients :
    • faut-il réaliser un mélange ?
    • Comment faut-il réaliser ce mélange ?
    • Quels examens doivent être réalisés séparément et lesquels sur le mélange ?
    • Conditions de stockage (par exemple température, conditions particulières)
    • Consignes de sécurité (par exemple toxicité, risques et mesures de protection, stupéfiants, risque biologique, MSDS)
    • Objet de l'analyse (par exemple contrôle de libération, R&D, autorisation, etc.)
    • Ampleur des examens (paramètres, méthode et spécification)
    • Norme de qualité (par exemple BPF, cGMP, ISO 17025)
       

S'il manque des informations obligatoires, cela peut provoquer des retards dans l'exécution de votre contrat.

Commandes express

Un préavis confirmé est obligatoire. Veuillez contacter notre service clientèle.

Pour les contrats express (≤ 3 jours ouvrés), nous appliquons un supplément de 50 %.

Les contrats express dans le domaine de la microbiologie sont limités par les temps d'incubation nécessaires.


Notre service clientèle sera ravi de vous conseiller.

Autres remarques
Quantité d'échantillons

La quantité d'échantillons nécessaire dépend du type et de l'étendue des examens (détermination simple, double ou multiple).

Vous trouverez une indication des valeurs de référence dans notre cahier des charges ou dans les informations supplémentaires des devis. Si les quantités sont trop basses, l'exécution du contrat peut prendre du retard.

Si vous avez des questions sur la quantité d'échantillons requise, veuillez contacter notre service clientèle.


L'indication de la quantité de contenu d'un récipient nous aide à estimer s'il y a assez de matière dans l'échantillon pour les examens souhaités.

Emballage des échantillons

Veuillez emballer soigneusement les échantillons en tenant compte de leur dangerosité potentielle.

Utilisez du papier à bulles pour empêcher les objets en verre de s'entrechoquer. Joignez toujours une fiche de sécurité (MSDS) ou signalez les dangers potentiels.

Pour l'expédition de substances dangereuses ou hautement actives, il existe des directives particulières qui doivent impérativement être respectées. Cela peut impliquer un envoi dans des boîtes de transport spéciales ou une signalisation externe en tant que substance dangereuse.

Si vous envoyez des substances dangereuses par la Poste suisse, vous trouverez ici des consignes relatives à l'expédition : https://www.post.ch/fr/entreprises/index-thematique/depot-des-envois/depot-de-marchandises-dangereuses


Vous avez d'autres questions ? Notre service logistique sera ravi de vous conseiller.

Refroidissement d'échantillons

Quand faut-il mettre au frais ?

Les échantillons sensibles à la température doivent être tempérés pour éviter que la température n'influence les résultats des examens. Un enregistreur de données permet d'enregistrer et de contrôler la température tout au long du processus de transport. Si vous avez des questions sur la surveillance de la température, veuillez contacter notre service clientèle.
 

Réfrigération par batteries froides : à quoi faut-il veiller ?

Souvent, la performance des batteries froides est surestimée. Veuillez utiliser une quantité d'échantillons et une durée de refroidissement adaptées à la capacité de la batterie. Même pour de petits échantillons, au moins 3 à 4 batteries sont recommandées.

Veuillez noter : les batteries froides ne doivent pas entrer en contact direct avec l'échantillon.

Merci d'indiquer sur le bon de commande si nous devons vous renvoyer les batteries froides.
 

Réfrigération par neige carbonique : à quoi faut-il veiller ?

Le transport avec de la neige carbonique doit être déclaré comme transport de substances dangereuses, car celui-ci est soumis à des directives et des suppléments.

Annonce des échantillons

Le fait d'annoncer l'arrivée d'échantillons est généralement le bienvenu. Cela nous aide à planifier et à exécuter efficacement le contrat. De plus, cela peut vous faire profiter de délais de livraison plus rapides.
 

Commandes express:

Un préavis confirmé est obligatoire. Veuillez contacter notre service clientèle.

Pour les contrats express (≤ 3 jours ouvrés), nous appliquons un supplément de 50 %.

Les contrats express dans le domaine de la microbiologie sont limités par les temps d'incubation nécessaires.


Notre service clientèle sera ravi de vous conseiller.

Envoi international d'échantillons vers la Suisse/douane

L'envoi d'échantillons de l'UE vers la Suisse est simple et ne pose aucun problème si vous veillez aux éléments suivants :

Il faut joindre les documents suivants aux marchandises :

  • Facture commerciale ou facture pro forma*
  • Documents de fret/certificat de circulation des marchandises en cinq exemplaires*

* Le nombre de documents à présenter peut varier d'un transporteur à l'autre.

Si votre entreprise a déjà un contrat avec un transporteur, vous pouvez créer tous les documents nécessaires avec le logiciel d'expédition correspondant.
 

Facture commerciale

Tous les envois en dehors de l'UE doivent passer par la douane. Cela signifie que les échantillons doivent être accompagnés d'une facture pro forma. 

Celle-ci doit contenir les informations suivantes :

  • description complète de tous les contenus, par exemple « xxx pour analyse »
  • valeur des marchandises : pour que les échantillons ne fassent pas l'objet de taxes supplémentaires, indiquez une valeur de 1 € pour l'ensemble de l'envoi. Ainsi, les échantillons ne seront pas soumis aux taxes.
  • informations sur l'origine des biens.

Enfin, veuillez signer la facture pro forma.
 

Documents de fret

La lettre de voiture contient tous les détails relatifs à votre envoi et l'accompagne jusqu'à sa remise aux Laboratoires UFAG. Le numéro de lettre de voiture vous permet de suivre votre envoi via Track & Trace.

La lettre de voiture doit contenir les informations suivantes :

  • coordonnées de l'expéditeur
  • coordonnées complètes du destinataire
  • numéro de téléphone de la personne à contacter chez UFAG.
     

Délais d'expédition :

En fonction des transporteurs, il existe différents tarifs et différents délais de livraison.
Généralement, les services express arrivent en Suisse en 1 à 2 journées. En envoi standard, les colis peuvent voyager pendant 3 à 4 jours en fonction du prestataire et du tarif choisi.


Vous avez d'autres questions ? Notre service logistique sera ravi de vous conseiller.

COT : carbone organique total (TOC, Total Organic Carbon)

Merci de respecter les informations de notre fiche pour l'échantillonnage du carbone organique total.

Si vous le souhaitez, nous pouvons vous fournir gratuitement des récipients pour vos échantillons.


Veuillez contacter notre service clientèle.

 

Échantillons microbiologiques - Remarques sur les horaires de réception

Quel est le meilleur moment pour envoyer des échantillons pour des examens microbiologiques ?

Veuillez noter que les échantillons pour examens microbiologiques doivent arriver du lundi au jeudi avant 15h et le vendredi avant 12h pour pouvoir être préparés le jour même.


Dans des cas particuliers, il est possible de convenir d'accords spéciaux avec le service clientèle.

 

Échantillons d'eau pour examens microbiologiques : transport et refroidissement

Eau pharmaceutique pour examens microbiologiques :

Selon les réglementations, l'eau ne doit pas être refroidie avant d'être analysée. Les échantillons doivent être préparés le jour de leur prise. Nous conseillons de nous les envoyer par transport express.
 

Échantillons d'eau potable pour examens microbiologiques :

Veuillez consulter notre fiche sur le sujet « Prise d'échantillons d'eau »

[Translate to french:]

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oder Auftragserteilung?

Sollten Sie noch Fragen zur Auftragserteilung oder kundenspezifische Fragestellungen haben, 
kontaktieren Sie bitte unseren Kundenservice.
 

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