FAQ - Frequently Asked Questions

Unsere Dienstleitungen richten sich ausschliesslich an gewerbliche Kunden aus Industrie, Handel und Landwirtschaft.

Kunden aus dem Privatsektor empfehlen wir eine Anfrage über http://www.swisstestinglabs.ch/

• Firmenname mit Angabe der Rechtsform
• Vollständige Adresse
• Rechnungsadresse falls abweichend von Adresse des Auftraggebers
• Ansprechpartner
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Ansprechpartners
• Probenname
• Lot-/Chargen-Nr.
• Anzahl der Gebinde und Inhaltsmenge pro Gebinde
• Bei mehreren Gebinden:
  • Soll ein Mischmuster erstellt werden?
  • Wie soll das Mischmuster erstellt werden?
  • Welche Prüfungen am Einzel- und welche am Mischmuster?
• Lagerbedingungen (z.B. Temperatur, besondere Bedingungen)
• Sicherheitshinweise (z.B. Toxizität, R/S-Sätze, Betäubungsmittel, Biohazard, MSDS)
• Zweck der Analyse (z.B. Freigabeprüfung, F&E, Zulassung etc.)
• Prüfumfang (Parameter, Methode und Spezifikation; ggf. auch Verweis auf eine Monographie)
• Qualitätsstandard (z.B. GMP, US-cGMP, ISO 17025)

Liegen nicht alle Pflichtangaben vollständig vor, kann es zu Verzögerungen bei der Bearbeitung ihres Auftrages kommen.

Unser Kundenservice berät Sie gerne zu Art und Umfang sowie Preis der von Ihnen benötigten Prüfungen.

Auf Wunsch erstellen wir Ihnen gerne eine Offerte. Diese beinhaltet neben den Kosten auch Informationen zu Bearbeitungsdauer und benötigter Probenmenge.

Eine bestätigte Voranmeldung ist obligatorisch. Bitte kontaktieren Sie unsere Kundenservice.

Für Express-Aufträge (≤ 3 Arbeitstage) berechnen wir einen Zuschlag von 50%.

Express-Bearbeitungen im Bereich Mikrobiologie sind zeitlich durch die nötigen Inkubationszeiten limitiert.

Unser Kundenservice berät Sie gerne.

Für die Bearbeitungsdauer gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Folgende unverbindliche Richtwerte können wir Ihnen angeben:
 

Bereich Lebensmittel und Agrarökologie: 

In der Regel 5-10 Arbeitstage ab Probeneingang und vollständiger Auftragsklarstellung.
 

Bereich Pharma, Kosmetik und Medizinprodukte: 

Einzelne Parameter:
In der Regel 5-10 Arbeitstage ab Probeneingang und vollständiger Auftragsklarstellung sowie Eingang aller Referenz- und Hilfsmaterialien.

Monographien:
In der Regel ca. 20 Arbeitstage ab Probeneingang und vollständiger Auftragsklarstellung sowie Eingang aller Referenz- und Hilfsmaterialien.

Validierungen:
In der Regel 4-8 Wochen, abhängig von Art und Umfang der Validierung. Unser Kundenservice berät Sie gerne.

Mikrobiologische Prüfungen:
In der Regel 5-10 Arbeitstage, abhängig von der Art der Bestimmung. Konservierungsbelastungstests je nach Umfang bis zu 2 Monate.
 

Standardmässig werden Ihnen die Prüfberichte nach Freigabe der Prüfergebnisse umgehend per Email zugesandt.

Zum Erhalt der optimalen Qualität ihrer Arzneimittel und Rohstoffe während des Transports zu den UFAG Laboratorien, sind verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Diese orientieren sich an den Vorgaben der Good Distribution Practice (GDP) und zielen darauf ab, die Verlässlichkeit von Analysenergebnissen zu gewährleisten.

Beispiele für Massnahmen zur Sicherstellung eines geeigneten Transports sind:

• Die Materialien sollten in Übereinstimmung mit den auf der Verpackungsinformation angezeigten Lagerungsbedingungen transportiert werden.
• Geeignete Transportmethoden sollten verwendet werden. (Unabhängig von der gewählten Transportmethode dürfen Materialien in keiner Weise durch Unwägbarkeiten während der Reise Schaden nehmen.)
• Einsatz von Datenloggern zur Temperaturaufzeichnung während des Transports.
• Terminierung und Planung temperaturkritischer Versendungen derart, dass diese nicht über das Wochenende durchgeführt werden.
• Wahl eines geeigneten Probengebindes.
• Wahl einer geeigneten Transportverpackung.

Wir empfehlen die Definition und Beschreibung von Transportprozessen um somit Abweichungen bei ihren Analysenergebnissen zu vermeiden.

Die benötigte Probenmenge ist abhängig von Art und Umfang der Prüfungen (Einzel-, Doppel- oder Mehrfachbestimmung).

Eine Richtwertangabe finden Sie in unserem Leistungsverzeichnis oder in den «zusätzlichen Angaben» von Offerten. Bei zu geringer Menge kann es bei der Auftragsbearbeitung zu Verzögerungen kommen.

Haben Sie Fragen zur benötigten Probenmenge, kontaktieren Sie bitte unseren Kundenservice.

Die Angabe der Inhaltsmenge eines Gebindes hilft uns abzuschätzen, ob das Probenmaterial für die gewünschten Prüfungen ausreichend ist.

Bitte verpacken Sie die Proben sorgfälltig unter Berücksichtigung des möglichen Gefahrenpotentials.

Nutzen Sie Luftpolsterfolie um Stösse Glas-auf-Glas zu verhindern. Bitte legen Sie immer ein Sicherheitsdatenblatt (MSDS) bei oder weisen Sie auf potentielle Gefahren hin.

Für den Versand von Gefahrstoffen oder hochaktiven Wirkstoffen gelten besondere gesetzliche Vorschriften, die unbedingt beachtet werden müssen. Dies beinhaltet möglicherweise den Versand in speziellen Transportboxen und die äusserliche Kennzeichnung als Gefahrstoff.

Falls Sie Ihre Gefahrstoffe mit der Schweizer Post verschicken, finden Sie hier weitere Hinweise zum Gefahrgutversand: www.post.ch/de/geschaeftlich/themen-a-z/sendung-aufgeben/gefahrgut-aufgeben

Haben Sie weitere Fragen? - Unsere Logistik-Abteilung berät sie gerne.

Wann muss gekühlt werden? 

Temperaturempfindliche Proben müssen temperiert werden, um Temperatureinflüsse auf die Prüfergebnisse auszuschliessen. Durch Datenlogger ist es möglich, die Temperatur während des gesamten Transportvorganges aufzuzeichnen und zu überprüfen. Falls Sie Fragen zur Temperaturüberwachung haben, wenden Sie sich bitte an den Kundenservice.
 

Kühlung mit Kühlakkus: Was ist zu beachten? 

Die Kühlleistung von Kühlakkus wird oftmals überschätzt. Bitte verwenden Sie eine der Probenmenge und Kühldauer angemessene Kühlkapazität. Selbst bei kleinen Proben sind mindestens 3-4 Kühlakkus zu empfehlen. Bitte beachten Sie: Kühlakkus dürfen keinen direkten Kontakt zum Probenmaterial haben. Vermerken Sie bitte auf dem Auftragsschreiben, falls wir die Kühlakkus an Sie retournieren sollen.
 

Kühlung mit Trockeneis: Was ist zu beachten? 

Der Transport von Trockeneis ist als Gefahrstoff-Transport zu deklarieren, es gelten entsprechende Vorschriften und Zuschläge.

Probenankündigungen sind generell willkommen und helfen uns die Auftragsbearbeitung zu planen und effizient zu gestalten. Sie profitieren dadurch, sofern möglich, von kürzeren Lieferfristen.

Express-Proben:

Eine bestätigte Voranmeldung ist obligatorisch. Bitte kontaktieren Sie unsere Kundenservice. Für Express-Aufträge (≤ 3 Arbeitstage) berechnen wir einen Zuschlag von 50 %.

Express-Bearbeitungen im Bereich Mikrobiologie sind zeitlich durch die nötigen Inkubationszeiten limitiert.

Unser Kundenservice berät Sie gerne.

Das Verschicken von Proben aus der EU in die Schweiz ist einfach und problemlos, wenn Sie einige Punkte für den Versand beachten:

 
Folgende Dokumente müssen der Warensendung beigelegt werden:

• Handelsrechnung bzw. Proforma-Rechnung*
• Frachtpapiere/Warenverkehrsbescheinigung in fünffacher Ausfertigung*

*Die Anzahl auszustellender Dokumente können je nach Paketdienstleister variieren.

Hat Ihre Firma bereits einen Vertrag mit einem Paketdienstleister, können Sie mit der entsprechenden Versandsoftware alle erforderlichen Dokumente erstellen.

Handelsrechnung

Jeder Versand ausserhalb der EU ist zollpflichtig. Das heisst, den Proben muss eine Proforma-Rechnung beigelegt werden. 

Folgende Angaben müssen enthalten sein:

• vollständige Beschreibung aller Inhalte, z.B. "xxx-Muster zur Analyse"
• Warenwert: Damit die Proben nicht mit zusätzlichen Gebühren verzollt werden, geben Sie bitte einen Warenwert von 1,- € für die gesamte Sendung an. Somit bleiben die Analysenmuster abgabefrei.
• Angaben zum Warenursprung.

Bitte unterschreiben Sie abschliessend die Proforma-Rechnung.

Frachtpapiere

Der Frachtbrief enthält alle Einzelheiten zu ihrer Sendung und begleitet ihre Sendung bis zur Auslieferung an die UFAG Laboratorien AG. Über die Frachtbriefnummer können Sie über Track & Trace ihre Sendung verfolgen.

Der Frachtbrief sollte folgende Angaben enthalten: 

• Absenderdaten
• vollständigen Empfängerdaten
• Telefonnummer des Ansprechpartners bei UFAG.

Versandzeiten:

Je nach Paketdienstleister gibt es verschiedene Tarife, mit unterschiedlichen Laufzeiten.
I.d.R. sind die Expressdienste in 1-2 Tagen in der Schweiz. Beim Standardversand können Pakete 3-4 oder mehr Tage, je nach Anbieter und gewähltem Tarif, unterwegs sein.

Haben Sie weitere Fragen? - Unsere Logistik-Abteilung berät sie gerne.

Ein Probeneingang ausserhalb der Öffnungszeiten ist in vielen Fällen möglich.

Bitte kontaktieren Sie den Kundenservice für weitere Informationen.

Wann werden Proben zur mikrobiologischen Prüfung am besten geliefert?

Bitte beachten Sie, dass Proben zur mikrobiologischen Prüfung Mo-Do bis 15.00 Uhr und Freitag bis 12.00 Uhr eintreffen müssen, um noch am selben Tag angesetzt werden zu können.

In speziellen Fällen können gesonderte Vereinbarungen über den Kundenservice getroffen werden.

Pharmawasser zur mikrobiologischen Prüfung:

Gemäss Regularien darf das Wasser bis zur Analyse nicht gekühlt werden. Proben müssen am Tag der Probennahme angesetzt werden. Wir empfehlen Ihnen die Muster per Express (z.B. den Swiss-Kurier «Blitz» der Schweizer Post) an uns zu schicken.
 

Trinkwasserproben zur mikrobiologischen Prüfung:

Bitte beachten Sie unser Merkblatt zum Thema "Entnahme von Wasserpoben".

Viele Faktoren sind wichtig, damit eine Prüfung vollständig GMP-konform ist.

Hier die wichtigsten Punkte, die im Rahmen der Auftragserteilung zu klären sind:

• Analysemethoden müssen produktspezifisch validiert sein.
• Wenn Methoden ausserhalb der UFAG Laboratorien validiert wurden, ist ein Methodentransfer durchzuführen.
• Ein Verantwortungsabgrenzungsvertrag (Technical Agreement GMP, Quality Agreement) muss vorhanden sein.
• Im Rahmen der Zusammenarbeit ist ein Audit unserer Firma oder eine Selbstauskunft zum Thema Qualität nötig.
   

Unser Kundenservice Pharma berät Sie gerne ausführlich zu diesem Thema.

Grenzwerte

Bei der Überschreitung eines Grenzwertes werden Sie von uns kontaktiert, um das weitere Vorgehen zu besprechen.

Für Analysen, die entsprechend dem Qualitätsstandard GMP durchgeführt werden, wird in diesem Falle ein standartisierter OOS-Prozess (Out-Of-Specification) initiiert.

Richtwerte/Erwartungswerte

Liegen Ihnen für eine Prüfung Erwartungswerte vor, so geben Sie diese bitte an. Sie helfen dem Labor, die geeignete Probenmenge und -vorbereitung zu wählen.

Sie erhalten von uns eine OOS-Meldung (Out-Of-Specification) wenn ein Messergebnis ausserhalb der Grenzwerte erhalten wurde. 

Wir bestimmen dann zusammen mit Ihnen, welche Massnahmen getroffen werden sollen.

Erst wenn ein OOS-Vorgang abgeschlossen ist, kann ein finaler Prüfbericht an Sie verschickt werden. Zwischenberichte sind jederzeit möglich.

Information für unsere Kunden:

Hier finden Sie unser Merkblatt zum Thema "Verifizierung von Pharmakopöe-Methoden".

Bitte kontaktieren Sie unseren Kundenservice, wenn Sie Fragen zu dieser Dienstleistung haben.

Nach Absprache kann einer unserer Aussendienstmitarbeiter Proben bei Ihnen vor Ort abholen. Sie sichern dadurch den schnellen und kontrollierten Transport zu den UFAG Laboratorien.

Kontaktieren Sie bitte unsere Kundenservice, wenn Sie Fragen zu dieser Dienstleistung haben.

Benötigen Sie Hilfe beim Probenzug?

Wenn Sie den Probenzug durch qualifizierte UFAG-Mitarbeiter beauftragen, findet vom Probenzug bis zu den fertigen Prüfergebnissen alles aus einer Hand statt. Sie minimieren damit die Gefahr, dass Fehler beim Probenzug oder Transport passieren.

Wir kümmern uns um geeignete Probengefässe, qualifizierten Probenzug und geeigneten, schnellen Probentransport zu den UFAG Laboratorien.

Bitte kontaktieren Sie unseren Kundenservice, wenn Sie Fragen zu dieser Dienstleistung haben.

Bitte beachten Sie die Informationen auf unserem Merkblatt zur TOC-Probennahme.

Auf Wunsch stellen wir Ihnen Probengefässe kostenfrei zur Verfügung.

Bitte kontaktieren Sie unseren Kundenservice.

Bitte beachten Sie die Informationen auf unserem Merkblatt zur Wasser-Probennahme für den Bereich Trinkwasser/Lebensmittel.

Auf Wunsch stellen wir Ihnen Probengefässe kostenfrei zur Verfügung.

Bitte kontaktieren Sie unseren Kundenservice.

Wer kann Prüfergebnisse online abrufen?

Für Stammkunden im Bereich Lebensmittel-Analytik und Agrarökologie bieten wir die Möglichkeit, Online auf Ergebnisse zuzugreifen. Hierfür ist eine separate Registrierung nötig damit Sie Ihre Zugangsdaten erhalten.

Über den Link auf unserer Startseite gelangen Sie direkt zum Loginbereich. Geben Sie dort Ihren Benutzernamen und Ihr persönliches Passwort ein und Sie haben Zugriff auf Ihre aktuellen und ehemaligen Aufträge.

Hier registrieren und Login beantragen
Zum Login für registrierte Kunden
 

Ich habe bereits einen Online-Zugang, kann aber die Ergebnisse der Niederlassungen nicht sehen 

Wenn Sie bereits ein Login für Ihren Firmensitz haben, können Sie den Zugang auf Ihre Filiale hier beantragen.

Email: it-support@ufag-laboratorien.ch